Modelado y Automatización del proceso de gestión de plazas de PDI universitario.

Abstract

La forma en la que se gestionan en la actualidad las plazas de funcionario PDI (personal docente e investigador) en las universidades españolas se suele basar en el manejo de una serie de documentos en papel, como son solicitudes, certificaciones, etc. Por ello, diversos roles participantes, como el presidente y/o el secretario del tribunal, deben dedicar tiempo y esfuerzo para gestionar cada uno de los pasos a realizar, así como interaccionar con los demás intervinientes, tanto PAS (personal de administración y servicios), como otro PDI miembro del tribunal evaluador, que suele ser de varias universidades diferentes. En este contexto y, hasta la fecha, en el caso de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM), todos los pasos deben ser realizados y supervisados de forma manual. El escenario anterior es un caso muy adecuado para demostrar las ventajas de la tecnología BPM (Dumas et al., 2013; Hitpass, 2014), del inglés “business process management” (OMG, 2013), a la hora de automatizar procesos de negocio, es decir, procesos donde la tarea fundamental es la generación e intercambio de información, en forma de documentos u otros tipos, entre diversos roles, siguiendo algún tipo predefinido de flujo de trabajo. Este TFG ha buscado crear un prototipo de sistema de información que soporte el proceso relacionado con la gestión de plazas de PDI universitario mediante: i) la modelación del proceso y todas sus tareas; y ii) su posterior automatización mediante un sistema BPM, cumpliendo las necesidades y requisitos funcionales esperados. El proceso abarca los pasos necesarios para la gestión de los concursos de las plazas de PDI universitario, desde que se publica la plaza en el Boletín Oficial del Estado (BOE) hasta la resolución del tribunal. Se ha empleado la notación BPMN 2.0 (OMG, 2011), una norma internacional que permite el modelado de procesos de negocio en forma de flujos de trabajo. Todo el proceso de modelación y automatización del proyecto se soporta con el software Bizagi BPM Suite, que es una plataforma de negocios digitales para automatización de procesos

Currently, the way in which the PDI (teaching and research staff) jobs are managed in Spanish universities is based on the handling of a series of documents on paper, such as applications, certifications, etc. Therefore, various participant roles, as it is the figure of the President of the Court, must devote time and effort to manage each of the steps to be performed, as well as to interact with other staff, both PAS (administrative and service staff ), and another/the PDI member of the evaluation Court, who may be of any University. In this context, at the University of Castilla- La Mancha (UCLM), all the steps must be carried out and monitored manually. The previous scenario is a very suitable case to demonstrate the advantages of BPM technology (Dumas et al., 2013; Hitpass, 2014), in English "Business Process Management" (OMG, 2013), when it comes to automatize business processes, i.e. processes where the fundamental task is the generation and exchange of information, in way of documents or other, between several roles and following a predefined workflow. This Bachelor Degree Dissertation (TFG- Trabajo Final de Grado) tries to create a prototype of an information system that supports the process related to management through University PDI jobs: i) the modelling of the process and of all its tasks; and (ii) its subsequent automatization through a system of BPM, fulfilling the needs and expected functional requirements. The process includes the necessary steps for the management of the contests of the places of university PDI, since the place is published in the Official State Gazette (BOE) until the decision of the court. The notation of BPMN 2.0 (OMG, 2011), an international standard that allows the modelling of business in the form of workflow processes, will be used. The entire process of modelling and automatization of the project will be supported by the Bizagi BPM Suite software, which is a platform for digital business processes automatization.